In meinem Shop gibt es ja eine ganze Menge Trauerkarten zu kaufen. Mir ist es super wichtig, dass mein Design dich beim Schreiben der Karte unterstützt. Denn jemandem sein Beileid auszudrücken ist echt eine schwere Sache und da kann die Optik und auch der Text eine Karte schon sehr viel vorwegnehmen. Jetzt geht es aber erst einmal um das Drumrum. Denn so eine Trauerkarte steckt ja in einem Umschlag und dieser wird zum Beispiel versendet oder in den Haus-Briefkasten eingeworfen. Der Umschlag ist also das erste, was von der Karte gesehen wird und soll ja auch schonmal einen guten Eindruck machen. Daher beschäftige ich mich hier mit dem Äußeren, bevor wir uns dann um das “Innenleben” (also den Text) kümmern (meine Tipps & Textbeispiele für den Text findest du hier).

Der Umschlag

Wahrscheinlich ist es klar, dass für Kondolenzschreiben möglichst kein normaler “Büro-Umschlag” benutzt wird. Stattdessen solltest du ein hochwertigeres, fensterloses Kuvert zum Versenden benutzen. Das Format kann für einen Brief durchaus DIN A lang sein. Wenn du aber ein Kärtchen verschickst, wird es meistens ein C6-Umschlag sein, weil die meisten Karten im A6-Format angelegt sind.

Die Farbe des Umschlages bewegt sich bei Kondolenzkarten oft im schwarz-weißen Bereich. Helle Kuverts für Beileidskarten sind oft mit einem dunklen Futter ausgestattet. Du kannst aber auch einen hochwertigen weißen, hellgrauen oder cremefarbenen Umschlag benutzen, der ungefüttert ist. Wenn man es superstreng sieht, dann gelten wohl Umschläge mit gerader Klappe als nicht so “angemessen”, aber das finde ich überhaupt nicht. Es gibt sowohl online als auch im Schreibwarenhandel sehr, sehr hochwertige Kuverts mit gerader Klappe, die gar nicht nach Büropost aussehen und sich ganz wunderbar für Trauerkarten eignen. Ob der Umschlag nassklebend ist oder einen abziehbarem Klebestreifen hat ist dabei ziemlich egal. Wenn er aus einem festeren Papier besteht und wertig wirkt, ist das die Hauptsache. Dabei solltest du den Umschlag immer verschließen, also zukleben. Wenn du die Karte direkt in den Haus-Briefkasten einwirfst, kannst du darauf vielleicht verzichten. Aber sobald du die Karte versendest, gehört sie zugeklebt.

Übrigens: Weiße Kuverts mit einem schwarzen Rand sind nicht für Kondolenzpost vorgesehen, sondern traditionell für die Familien von Verstorbenen “reserviert”. In solchen Umschlägen werden also keine Beileidsbekundungen versendet, sondern z.B. Todesanzeigen und Danksagungen.

Wenn du bei mir eine Trauerkarte kaufst, ist der Umschlag jeweils entweder grau oder aus Kraftpapier. Jetzt stellt sich natürlich die Frage, wie man diese Umschläge am besten adressiert. Deshalb zeige ich dir jetzt, was du beachten solltest, damit dein Brief heil ankommt und schön aussieht.

Die Formalitäten beim Versand

Wenn du deine Trauerkarte im Umschlag verschickst, dann gibt es ein paar Dinge zu berücksichtigen. Denn bei der Post läuft inzwischen vieles maschinell. Wie hat so ein Umschlag also auszusehen, damit er von der Post vernünftig verarbeitet werden kann und möglichst schnell ankommt?
Bei der Platzierung der verschiedenen Elemente auf dem Umschlag gibt es ja von der Deutschen Post ganz klare Vorgaben, wo sich was befinden muss. Oben links steht die Absenderadresse, unten rechts der/die Empfänger/in und oben rechts platzierst du die Briefmarke. Am rechten unteren Rand müssen 150x15mm komplett frei bleiben (also unbeschriftet und unbeklebt sein), denn das ist die sog. “Codierzone”.

Das ist jetzt erstmal nicht weiter kompliziert. Auf einem dunklen Umschlag wird es aber etwas schwieriger, die Adresse so zu schreiben, dass sie gut lesbar ist. Die Post weist darauf hin, dass farbige Umschläge nur dann maschinenlesbar sind, wenn die Adresse als dunkle Schrift auf hellem Grund gesetzt ist. Die naheliegendste Lösung sind also kleine Etiketten, die du mit deinem Drucker bedrucken oder auch handschriftlich adressieren kannst.

Wenn du schon einmal bei mir bestellt hast, dann kennst du wahrscheinlich meine kleinen Adress-Etiketten. Die bedrucke ich mit meinem Labeldrucker direkt auf Stickern und habe damit eine für Maschinen gut lesbare Möglichkeit, auch auf dunklen Untergründen eine schöne Adresse zu drucken. Ein solches Kuvert kann aber natürlich ein bisschen kalt und unpersönlich wirken. Bei Trauerkarten schreibe ich daher die Adresse handschriftlich auf das Etikett und klebe es dann auf den Umschlag. Kleine Etiketten gibt es nicht nur für Labeldrucker auf Rolle, sondern auch als DIN A4 Bögen für den heimischen Drucker. Wenn du dir ein paar Bögen kaufst, kannst du dir einfach im Einzelfall überlegen, ob du das Etikett per PC beschriften möchtest oder doch lieber handschriftlich.

Ich selbst habe in einigen Fällen die Adresse mit weißem Stift auf das Kuvert geschrieben. Die Post weist hier darauf hin, dass solche Briefe eventuell per Hand sortiert werden müssen und nicht mehr mit dem Standardporto versendet werden können. Damit nicht das Worst Case Szenario eintritt und der Trauerhaushalt noch Nachporto zahlen muss, habe ich den Brief direkt als Kompaktbrief frankiert.

Die Adresse

Früher hat man oft die Formulierung “An das Trauerhaus” auf dem Umschlag der Trauerkarte verwendet, aber das gilt inzwischen als veraltet. Nun stellt sich natürlich die Frage, was man stattdessen in die Empfängeradresse schreibt. Wichtig ist, dass der Text innen zu den gewählten Empfänger/innen passt. Wenn du also außen “An die Familie Mustermann” schreibst, dann solltest du dich auch im Text an die gesamte Familie wenden. Und wenn du in der Adresse eine einzelne Person benennst, dann solltest du deine Beileidsbekundungen innen auch dementsprechend an diese Person richten.

In den meisten Fällen adressiert man die Karte an die Angehörigen und schreibt als Adresse “An die Familie Mustermann”. Mit einer solchen Formulierung fühlen sich alle angesprochen und man tritt in kein Fettnäpfchen, weil man nicht mehr genau weiss, ob beispielsweise die Tochter nun “Sophie” oder “Sofie” geschrieben wird. Wenn du allerdings eine sehr persönliche Karte an einen lieben Menschen schicken möchtest, dann kannst du das natürlich auch tun und benennst sie in der Adresse dann mit Vor- und Nachnamen.

Du bist dir unsicher oder würdest gern sowohl der Familie als auch einer besonders von dem Trauerfall betroffenen Person schreiben? Hör’ auf dein Bauchgefühl und schreibe im Zweifelsfall einfach zwei Karten mit unterschiedlichen Adressen: Einmal an die Familie und dann noch eine Karte an die Person, der du ganz besonders intensiv dein Beileid bekunden möchtest. Das gilt zum Beispiel auch für Geschäftsfreunde. Du schreibst ein Kärtchen an die Firma und ein zweites an die Familie. Wenn ihr euch nicht so nahe gestanden habt (oder euch vielleicht nur kurz kanntet), reicht die Karte an die Firma.

In manchen Fällen geht die Post auch gesammelt an ein Bestattungsunternehmen. Gerade wenn du vom Tod einer Person durch die Zeitung erfahren hast, ist dir das vielleicht schonmal passiert. Wenn du dann die Hausanschrift nicht kennst, kannst du deinen Brief an die in der Anzeige genannte Adresse senden. In dem Fall ist es wichtig, dass neben der Adresse des Bestattungsinstituts auch die Trauerfamilie im Empfängerbereich genannt wird. Damit gehst du sicher, dass der Umschlag bzw. deine Trauerkarte dort ankommt, wo sie hin soll. Du kannst unter dem Namen des Bestatters einfach “Familie Mustermann” schreiben oder noch ein “z.Hd.” davor setzen. Wichtig ist, dass sich die Karte irgendwie zuordnen lässt.

Das Porto

Vielleicht bin ich ein bisschen zu detailversessen, aber für mich spielt bei Kondolenzkarten auch die Briefmarke eine Rolle. Im Shop der Deutschen Post gibt es ja immer eine wechselnde Auswahl schöner Marken und da kaufe ich regelmäßig ein kleines Sortiment für alle Gelegenheiten. Natürlich kannst du auch einfach in die nächste Filiale gehen und dort schöne Marken kaufen.

Wenn du aber keine zur Hand hast und es schnell gehen muss, kannst du vielleicht die “Mobile Marke” ausprobieren. Die kaufst du einfach per Handy und notierst einen zweizeiligen Code auf dem Umschlag. Eine hübsche Marke ersetzt das zwar nicht, aber der Code kann handschriftlich auf den Umschlag geschrieben werden und wirkt dadurch nicht so unpersönlich wie die Internetmarke zum Selberdrucken.

Wichtig ist, dass du ausreichend frankiert hast. Falls du dir unsicher bist und keine Briefwaage hast, bring’ den Brief am besten in eine Filiale und lass ihn kurz wiegen. Dort kannst du dann auch direkt eine passende schöne Marke aussuchen. Und wenn du einen dunklen Umschlag mit weißem Stift beschriftet hast, frankiere deinen Brief (wie oben schon erwähnt) vielleicht direkt als Kompaktbrief.

Fazit

Wenn man eine Trauerkarte schreibt, will man alles richtig machen. Das ist ganz normal, denn schließlich schreibt man diese Kärtchen (hoffentlich!) nicht so oft und kennt sich einfach nicht so damit aus. Mit meinem kleinen Post hier konnte ich vielleicht schon ein paar Unsicherheiten auflösen und einen Überblick liefern, was du bei der Trauerkarte im Umschlag beachten solltest. Das wichtigste ist aber schlussendlich, DASS du schreibst. Denn gerade nach Schicksalsschlägen tut es unheimlich gut, wenn Menschen sich melden, liebe Worte schicken und für einen da sind. Da macht es keinen großen Unterschied, ob der Umschlag nun gefüttert war oder nicht. Bevor du dich also vom Kärtchenschreiben abhalten lässt, weil du keine hübsche Briefmarke zu Hand hast: Egal! Schreib einfach und schicke Menschen deine Anteilnahme.

Ich hoffe, ich konnte dir einen kleinen “Leitfaden” an die Hand geben. Wenn du noch Hinweise zum Schreiben des Textes brauchst, schau einfach mal hier vorbei: In meinem Blogpost “Welchen Text schreibe ich in eine Trauerkarte?” habe ich dir nochmal alles zusammengefasst, was mir in den letzten Jahren so aufgefallen ist.