2017 wird für mich ja ein Jahr der Neuanfänge. Das Sortiment von “snw?” wird einer Generalüberholung unterzogen und nach dem Re-Design letztes Jahr habe ich auch dem Blog ein paar neue Themen und Bilder verpasst. Bloggen soll jetzt wieder etwas mehr in den Vordergrund rücken. Und weil ich durch die Familie schlichtweg nicht mehr so viel Zeit habe wie früher, muss ich mir Hilfe suchen. Nee, keine Ghostwriter oder so. Sondern schöne Tools für Blogger, die das Leben etwas leichter machen und mir helfen, Zeit zu sparen und strukturiert zu bleiben.
Dabei sind die meisten Werkzeuge nicht nur für Blogger hilfreich, sondern ganz allgemein für alle, die Projekte und ihre Arbeitszeit organisieren wollen und auf verschiedenen Social Media Kanälen aktiv sind. Hier also meine (natürlich total subjektiven) Top 5 Tools für Blogger:
(1) Toggl
Toggl ist eine (kostenlose) Website für Zeitmanagement, auf der man eine virtuelle Stoppuhr mitlaufen lassen kann oder Zeiten manuell einträgt. Ich benutze Toggl ständig, um alle meine Grafik-Jobs zu verwalten, bei denen ich nach Zeit bezahlt werde. Ich kann sekundengenaue Aufzeichnungen machen, diese jederzeit unterbrechen und wieder aufnehmen und mir am Ende des Projekts einen detaillierten Bericht ausgeben lassen. Dieser ist dann die Basis für meine Rechnungen, denen ich immer die jeweiligen Toggl-Berichte mit beigebe. Dabei kann ich Aufträge nicht nur nach Kunden unterteilen, sondern auch nach Projekten. Innerhalb der Projekte wiederum kann ich meine Aufgaben noch detaillierter aufsplitten, so dass jeder Kunde (und ich selbst auch) genau weiss, wieviel Zeit mit welcher spezifischen Aufgabe verbracht wurde. Das hilft ungemein, um seine Arbeitsprozesse im Blick zu behalten und im Laufe der Zeit zu optimieren.
Apropos optimieren: Toggl benutze ich nicht erst seitdem ich wieder verstärkt Grafik-Aufträge annehme. Ursprünglich hatte ich es nämlich entdeckt, um meine unterschiedlichen Produktentwicklungen und Aufgaben für “snw?” zu überprüfen. Mir ging es dabei vor allem darum, einfach mal herauszufinden, wieviel Zeit ich mit welcher Aufgabe verbringe. Damit wollte ich dann meinen Tages- und Wochenplan besser strukturieren. Dafür habe ich eine Woche lang konsequent jeden Arbeitsschritt aufgezeichnet und zugeordnet. Am Ende hat sich herausgestellt, dass ich die meiste Zeit mit Buchhaltung und Kundenkommunikation verbringe.
Das war für mich schon ein Stück weit überraschend, weil die ja so mehr oder weniger nebenher erledigt werden und mir einfach nicht klar war, wieviel Zeit (und damit letztendlich Geld) dafür draufgeht. Neben der konkreten Zeit, die ich für die Herstellung von Produkten (also zum Beispiel das Montieren und Verpacken von einem Stempel-Set) brauche, musste ich also auch diese Zeit irgendwie in die Produktpreise mit einbinden. Das wurde mir aber eben erst klar, nachdem ich Toggl mit allen seinen Möglichkeiten konsequent benutzt habe. Danach hatte ich dann die Möglichkeit, meine Prozesse zu überdenken und mir an genau diesen Stellen noch mehr Hilfe zu holen. Und da kam dann schon das nächste Tool ins Spiel:
(2) Billbee
Für alle, die einen eigenen Etsy-, DaWanda- oder sonstigen Onlineshop haben, ist Billbee ein echter “Lifesaver”. Am Anfang habe ich alle meine Rechnungen noch in den Rechner eingetippelt, aber das war ab einer bestimmten Menge an Bestellungen einfach nicht mehr machbar. Damals habe ich die Billbee-Website von Jan entdeckt (die früher noch “Rechnungsdruck” hieß).
Ursprünglich hatte Jan das Tool für seine Frau Jutta entwickelt, die auch bei DaWanda verkaufte und dringend eine Lösung fürs Rechnungschreiben gesucht hat. Im Laufe der Zeit wurde der Service nicht mehr nur immer professioneller, sondern auch umfangreicher. Inzwischen umfasst das Leistungssprektrum des Onlineservices die Bestell- und Auftragsabwicklung, eine umfangreiche Lager- und Warenwirtschaftsübersicht und eine Verwaltungsschnittstelle für Kundendaten. Dabei lässt sich Jans Service nahtlos in nahezu alle gängigen Onlineshops einbinden. Und das sowohl auf Plattformen wie DaWanda, Etsy, Amazon, Ebay und Yatego als auch eigene Shoplösungen wie Gambio, big cartel, Shopify, PayPal und WordPress Shops. Wer (wie ich) mehrere Label auf derselben Plattform hat, kann problemlos differenzieren, jeweils eigene Nummernkreise und Rechnungslayouts hinzufügen und den Warenbestand bei Verkäufen direkt automatisch anpassen lassen. Billbee gibt dann eine Warnung heraus, sobald ein Artikel fast ausverkauft ist. Sehr cool.
Der Zahlunsabgleich über die Direktzahlungs-Tools der Plattformen, über PayPal und Girokonten kann automatisch erfolgen. Alle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich dann mit einem Klick ausdrucken. Und auch die Versandetiketten können direkt mit erstellt werden.
Billbee kann ausserdem als Schnittstelle für Verkäufe von digitalen Produkten fungieren. Bei DaWanda gibt es ja leider nicht wie bei Etsys “Instant Download” die Funktion, dass Kunden nach Zahlung automatisch ihre bestellten Ebooks herunterladen können. Damit man nicht mühsam die Dateien per Mail schicken muss oder auf seine Dropbox verlinkt, kann Billbee diesen Versand automatisch übernehmen. Dazu gibt es eine ausführliche Dokumentation, die alle Schritte detailliert erläutert und die ihr euch einfach mal anschauen könnt. Wie man vielleicht auf der “FAQ”-Seite von Billbee schon ganz gut erkennen kann ist der Kundenservice und die Hilfestellung bei Problemen grandios. Auf Anfragen wurde bisher immer superschnell geantwortet und es gibt zusätzlich ein Nutzer-Forum, in dem auch viele Fragen direkt geklärt werden.
Kostenlos ist Billbee nicht, aber die Gebühren sind absolut moderat. Ich setze den Service inzwischen auch für alle meine anderen Rechnungen ein. Dabei nutze ich bei weitem nicht das komplette Spektrum dessen, was Billbee eigentlich kann, aber für mich ist es trotzdem eine absolute Erleichterung meines Arbeitsalltags.
Das merke ich insbesondere bei Verkäufen über selekkt, die bisher leider noch nicht mit Billbee abgewickelt werden können. Da muss dann alles mühsam per Hand eingetragen werden, was ziemlich nervt. Aber da das der einzige Shop ist, der manuell abgearbeitet werden muss, hält sich der Ärger in Grenzen.
Auf zum nächsten Tool:
(3) Trello
Ich bin ein großer Fan von Zettel und Papier. Daher werden die To-Do-Listen für den Tag auch immer einfach kurz notiert. Aber manchmal ist es doch klasse, wenn man Zeit und Projekte digital organisieren kann. Das hat den Vorteil, dass man ganz leicht nochmal was dazwischenschieben kann. Ausserdem lassen sich mit Links, Fotos und allem PiPaPo auch supergut Inspirationen und Quellen einarbeiten. Daher ist eines meiner relativ neuen Lieblings Tools für Blogger das kostenlose Online-Tool Trello.
Trello ist so eine Art virtuelles Whiteboard, auf dem man Foto-Schnipsel, Checklisten und Notizen in sogenannten “Karten” speichern kann. Ich nutze es sowohl für meinen Blog Redaktionsplan als auch für größere Projekte. Auch für Teams ist Trello ein einfaches Tool, um Aufgaben zuzuordnen, Deadlines festzulegen oder sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten. Trello ist intuitiv und simpel, aber trotzdem total nützlich. Ob man seine Hochzeit plant, ein Haus baut oder eine Reise organisiert: Auch privat lässt sich Trello super nutzen.
Und das Gute dabei ist, dass es sich automatisch auf sämtlichen Geräten synchronisiert. Wenn ich also am PC mein Board bearbeite, kann ich die Änderungen am Smartphone sehen. Und wenn mir unterwegs noch etwas einfällt, ergänze ich das Board einfach am Handy oder Tablet. Dann kann ich zuhause darauf zugreifen oder direkt mein Team über die Änderungen informieren. Entweder durch eine kleine Notiz oder das Verschieben von Karten in den “erledigt”-Bereich. Gerade wenn Projekte drohen, etwas unübersichtlich zu werden, kann Trello mit seinen farbigen Labels, dem Kalender und Checklisten Ordnung in den Ablauf bringen. Klare Empfehlung.
(4) Hootsuite
Ich hab ja schon desöfteren mal angedeutet, dass dieser ganze Social Media Hype mich zeitweilig etwas überfordert. Überall Präsenz zu zeigen und seine Posts zu koordinieren fällt mir manchmal etwas schwer. Auftritt: Hootsuite.
Hootsuite ist eine Website und App, in der man seine unterschiedlichen Social Media Konten bündeln kann. Ich habe dort Facebook, Twitter und Instagram auf einem Blick und kann mir jeweils in einem “Stream” meinen HomeFeed, meine eigenen Beiträge und meine geplanten Posts anzeigen lassen. Gerade die Möglichkeit, Beiträge zu planen und zu terminieren ist total klasse. Sobald ein neuer Blogpost gescheduled wurde, gehe ich rüber zu Hootsuite und plane meine Twitter-, Facebook- und Instagram-Nachrichten dementsprechend. Easy-peasy. Instagram braucht zwar noch einen Klick mehr, weil ich den Post über mein Smartphone bestätigen muss, aber der Rest läuft vollautomatisch.
Hootsuite kann zusätzlich auf YouTube, LinkedIn, Google+ und WordPress zugreifen. Da ergeben sich also noch unheimlich viele andere Möglichkeiten. Ausserdem lassen sich die jeweiligen Streams noch super anpassen. Wer sich also beispielsweise eine Liste seiner Instagram Follower einblenden lassen mag, kann das problemlos tun. Und wer lieber seinen Twitter Posteingang neben seinen Tweets sehen möchte, der kann sich das auch so einstellen.
Die kostenlose Version erlaubt nur drei verschiedene Social Media Kanäle. Deshalb schreibe ich zum Beispiel meine Blogposts direkt in WordPress. Das finde ich auch etwas übersichtlicher und flexibler. Wer mehr Funktionen oder Kanäle braucht, kann dies mit einer kostenpflichten Version aufstocken.
(5) Mailchimp
Seit nicht allzu langer Zeit gibt es ja einen superschicken kleinen “snw?”-Newsletter. Einmal im Monat gibt es darin Neuigkeiten von “snw?” und exklusive kleine Give-Aways und Rabatt-Aktionen. Und damit der Newsletter hübsch aussieht, habe ich mich mal näher mit Mailchimp auseinander gesetzt. Mailchimp ist eine Website, auf der man aus verschiedenen Design Templates das heraussuchen kann, was einem am besten gefällt. Oder man baut sich seinen Newsletter komplett selbst. Auch das Anmeldeformular für den Newsletter kann man sich über Mailchimp erstellen lassen, so dass alle neuen Registrierungen direkt mit übernommen werden. Für die nächste Mail sind dann automatisch alle mit an Bord.
Ist der Newsletter erst einmal geschickt kann man über die Website die wichtigsten Statistiken abrufen. Das hilft einem natürlich sehr, weil man vergleichen kann, was gut gefällt und was nicht. Darauf aufbauend kann man dann seine folgenden Mails ein bisschen optimieren.
Die Oberfläche ist einfach zu bedienen und das Mail-Layout kann schön per drag’n drop zusammengebaut werden. Alles in allem ein schönes Tool für die Automatisierung vom Newsletter-Versand.
Mailchimp ist kostenlos. Wer aber über die einfachen Funktionen hinausgehen und seine Subscriber-Liste noch stärker für Werbezwecke nutzen möchte, der müsste auf eine kostenpflichtige Version zurückgreifen. In dieser gibt’s dann noch zahlreiche Ergänzungen, die ich persönlich für mich aber nicht brauche.
Fazit: Tools für Blogger
Manchmal zwingen einen die Umstände ein wenig, sich Hilfe von außen zu holen. In meinem Fall hatte ich nach der Elternzeit einfach nicht mehr so viele Arbeitsstunden zur Verfügung wie vor der Familie. Also musste alles effizienter werden. Mit der Zeit habe ich viel ausprobiert, was mir meinen Arbeitsalltag erleichtern kann und nichts oder nicht viel zusätzlich kostet. Als visueller Mensch möchte ich ausserdem, dass meine Werkzeuge auch noch möglichst hübsch und übersichtlich sind. Wenn du ähnlich tickst wie ich, dann konnte ich dir mit meinen Tipps vielleicht ja schon weiter helfen. Und wenn du auf andere Tools für Blogger ganz besonders schwörst und begeistert davon bist, dann hinterlasse doch einfach einen Kommentar. Ich freue mich über Inspiration. Denn schließlich kann man als “Ein-Frau-Unternehmen” nie Hilfe genug bekommen. :)
Ahoi!
– Stine –
