Ich hab ja zu Weihnachten diesen wundervollen Flow-Kalender geschenkt bekommen (Daaanke, liebe Tina!) und dort erwartet einen jeden Tag eine kleine Lebensweisheit. Da hab ich den tollen Satz gefunden
“Aufräumen gelingt uns nicht durch Verstauen, sondern durch Loslassen.”
Gesagt hat den Sanne Wallis de Vries, eine niederländische Schauspielerin. Faust aufs Auge für das, was ich heute schreiben wollte.
Heute gehts nämlich bei mir um die Organsiation des Arbeitsplatzes. Bevor ich mich damit beschäftigt habe, dachte ich, man sortiert halt seine Sachen irgendwie in Ordner rein und gut is. Jetzt ist mein Arbeitszimmer nicht das größte und es muss jede Menge Kram reinpassen. Material, wichtige Papiere, Verpackungsgedöns und all sowas. Ich kann zwar vieles auf den wunderbaren Dachboden auslagern, aber es bleibt doch einiges, was täglich greifbar sein muss. Also hab ich mich mal mit dem Thema Arbeitsplatzorganisation auseinandergesetzt und festgestellt, dass das eine ganz ernstzunehmende Wissenschaft ist. Natürlich jetzt nicht bei mir im heimischen Büro, aber wenn man mal so überlegt, macht es für große Firmen und Büros natürlich echt Sinn, wenn die Arbeitsplätze gut organisiert sind. Das heisst nicht nur Regale für die Leitz-Ordner aufbauen, sondern sich um vernünftige Tische, Stühle und Beleuchtung zu kümmern und natürlich die Arbeitswege so kurz und/oder sinnvoll wie möglich zu halten, Kabelsalat in den Griff zu kriegen und gut funktionierende Maschinen zu besorgen.* Da gehts also auch und vor allem um Arbeitssicherheit und -gesundheit. Das ist zwar total logisch, mir aber als Bislang-fast-immer-Zuhause-Arbeitende einfach nicht so klargewesen.
Jetzt, nachdem ich mich ein bisschen eingelesen habe, müssen hier ganz dringend mal ein paar Sachen verändert werden. Schließlich gibts hier keinen Sicherheitsbeauftragten und keinen Arbeitsplatzdesigner – hier gilt halt die Eigenverantwortung. Es passiert schon schnell, dass man Sicherheit, Komfort und Ordnung im heimischen Arbeitszimmer nicht ganz so wichtig nimmt – sieht ja auch normalerweise kaum jemand ausser der Familie und einem selbst. Aber strukturiertes Arbeiten und das Nutzen der meist ja ziemlich knappen Zeit fängt halt schon beim “Drumrum” an. Irgendwie ist das nämlich auch eine Form des Respekts gegenüber der eigenen Arbeit und Professionalität, wenn das Büro nicht die familien-interne Rumpelkammer, sondern ein “richtiger” Arbeitsplatz ist.
Ich hab ja glücklicherweise einen schönen Raum für meine Arbeit und mir dafür extra Möbel angeschafft und so. Trotzdem hat die Ordnung in den letzten Monaten ganz schön gelitten. Zuerst einmal muss ich also aufräumen und zwar nicht nur sortieren, sondern eben auch loslassen. Das betrifft vor allem die vielen kleinen Schnipsel Papier, mit denen “man ja vielleicht mal irgendwann noch was machen kann” oder “auf denen Lütti ja noch was malen könnte.” Ähm, nee. Kann weg.
Ausserdem müssen die sich immer anhäufenden Papiere sortiert werden und (es klingt banal, ist aber nicht selbstverständlich): die Ordner müssen beschriftet werden. Hier steht nämlich seit einer ganzen Weile eine Batterie äußerst hübscher, aber unbeschrifteter Hema-Ordner, die dann bei Bedarf alle rausgezogen werden, um was wegzuheften. Denn wie so oft im Leben gilt: Das, was man sucht, ist IMMER im letzten Ordner.
Für meine aktuelle Ablage (sprich: unsortierter Zettelwust) brauche ich auch ein neues System. Jetzt habe ich erfahren, dass es ganz unterschiedliche Arten von Sortierern gibt – solche, die ganz viel Inspiration, Farbe und Pflanzen um sich rum haben müssen und auch ein kreatives Ablagesystem brauchen, das sie nicht langweilt. Oder Menschen, deren Arbeitsplatz möglichst wenig Ablenkung bietet und die eine strenge Sortierung nach Alphabet brauchen (um mal die Extremfälle zu nennen).
Wer nachschauen mag, welcher Typ er selber ist, dem empfehle ich das Buch “Organizing for Your Brain Type” von Lanna Nakone. Bei mir hat sich rausgestellt, dass ich dem Sortieren nicht gerade die höchste Priorität gebe (döh!) und dass ich einen aufgeräumten, nicht zu sehr dekorierten Arbeitsplatz brauche. Ausserdem sollte ich mal darüber nachdenken, “paperless” zu arbeiten, also in Richtung papierfreies Büro zu gehen. Geordnet werden sollte bei mir nicht nach Alphabet, sondern nach relativ weit gefassten Kategorien in einem möglichst simplen System.
Grundsätzlich ist es ja nicht so neu für mich, dass ich einen ordentlichen Arbeitsplatz mag – wenn hier Chaos herrscht, nervt mich das total und lenkt mich sehr ab. Deshalb ist mein Arbeitszimmer sowieso schon relativ aufgeräumt. Aber es sind eben die Kleinigkeiten, die dann den Unterschied machen. Das mit dem papierlosen Büro finde ich echt interessant. Ich bin zwar ein großer Fan von handgeschriebenen Notizzettelchen und werde das so schnell auch nicht aufgeben, aber ich hab in den letzten Jahren festgestellt, dass ich immer weniger in meine “Inspirations-Schubladen” reinschaue. Da haben sich über Jahre schöne Broschüren, Postkarten, Verpackungen und andere Drucksachen angesammelt, die ein toller Fundus sind. Aber wenn ich an einem neuen Projekt arbeite, schaue ich eh’ meist im Netz oder auf der Festplatte in meinem digitalen Inspirations-Ordner nach. Schlichtweg weil es schneller geht. Daher habe ich jetzt angefangen, den Inhalt der Schublade nach und nach einzuscannen und digital unterzubringen. Nur, wenn es speziell um ein besonders schönes Papier oder so geht bewahre ich noch Dinge auf. Und dafür habe ich jetzt ein Hängeregister, das allerdings auch noch beschriftet werden muss (hüstel).
Für den Fall, dass vielleicht doch erst einmal nur verstaut wird und nicht losgelassen werden kann/soll/darf gibt es übrigens ganz wunderbare Sortier-und Archivierungssysteme. Ich habe letztens gerade diese Archiv-Boxen gefunden, für die es auch Hängeregister-Einsätze gibt. In denen werde ich dann demnächst sperrigere Dinge verstauen, die aufgehoben werden sollen. Also in meinem Fall Belegexemplare von Aufträgen bzw. Produktmuster und Papierproben von Druckereien. Die eignen sich aber denke ich auch hervorragend zum Aufbewahren von Näh-Schnitten und anderen etwas unhandlichen Dingen.
Damit habe ich jetzt erst einmal genug zu tun. Ausserdem werd ich mir die Tage mal das Tutorial “Going Paperlesse. Start to Finish” zu Gemüte führen. Man lernt ja nie aus…
Und dann werde ich mich mal mit einem strukturierten Backup-System auseinander setzen müssen. Ob Cloud oder externe Platte, Raid System, automatisches oder manuelles Backup – nicht nur die Papiere, sondern auch die Daten wollen organisiert und gesichert sein – vor allem, wenn es vielleicht in Richtung paperless office geht… Wer da also schonmal Tipps und Tricks hat, kann mir sehr gerne weiterhelfen. Ich freu mich über Feedback!
– Stine –
* Wer selbst ein bisschen recherchieren mag, dem empfehle ich das lynda.com-Tutorial “Organizing Your Office for Maximum Efficiency” wirklich wärmstens.
